Transfer documente: PDF, contracte și scanări

Un transfer de documente trebuie să livreze versiunea potrivită, într-un format pe care celălalt îl poate deschide. Pentru un PDF mic, un atașament de e-mail poate fi suficient. Pentru un dosar de scanări, un contract cu anexe sau o arhivă, un link de transfer îți permite să trimiți fișierele împreună și să alegi cât timp rămân accesibile.

Pregătește PDF-urile, contractele, arhivele și scanările

• PDF-uri: deschide fișierul înainte de trimitere și verifică paginile, orientarea și lizibilitatea. Un PDF cu imagini poate fi mult mai mare decât unul cu text.
• Contracte: alege versiunea care trebuie trimisă, verifică anexele și scoate din livrare ciornele sau notele interne. Include data ori versiunea în numele fișierului, ca destinatarul să nu le confunde.
• Arhive: un ZIP grupează documentele și subfolderele, dar nu garantează o reducere mare a dimensiunii. Deschide arhiva și verifică ce conține înainte să o încarci.
• Scanări: verifică dacă sunt toate paginile, în ordinea corectă, fără margini tăiate sau text neclar. Dacă micșorezi imaginile, verifică din nou cifrele și detaliile importante.

Pentru un dosar cu subfoldere, vezi cum trimiți un folder întreg. Pe telefon poate fi mai ușor pentru destinatar să primească PDF-uri separate decât o arhivă de dezarhivat.

Când atașamentul de e-mail nu este potrivit

Alege altă metodă dacă suma documentelor depășește limita mesajului, dacă destinatarul respinge arhivele sau dacă ai nevoie să oprești accesul la link după un termen. Contează și limita căsuței care primește, nu doar a celei care trimite. Verifică limitele atașamentelor de e-mail înainte să comprimi sau să împarți dosarul în mai multe mesaje.

Poți trimite în continuare linkul prin e-mail, cu o explicație despre documente și termenul de acces. Dacă trebuie să editați simultan același document sau să gestionați permisiuni nominale, un folder partajat în Google Drive ori platforma organizației poate fi mai potrivită decât livrarea unei copii. Respectă metoda de schimb de documente acceptată de organizația ta.

Cum trimiți documentele prin link

1. Deschide Transferify, adaugă documentele și verifică lista de fișiere selectate.
2. Confirmă adresa de e-mail dacă aplicația îți cere acest lucru. Destinatarul nu trebuie să își creeze cont pentru descărcare.
3. Alege link găzduit dacă destinatarul va descărca mai târziu. Stabilește expirarea și, dacă planul tău permite, o parolă pentru transfer.
4. Lasă fila deschisă până se termină încărcarea. Abia apoi poți închide browserul fără să întrerupi încărcarea documentelor.
5. Copiază linkul complet și trimite-l persoanei potrivite, împreună cu lista documentelor și termenul ales. Trimite parola separat de link.

Transferul instant este potrivit dacă sunteți amândoi online: fișierele merg direct între browsere, iar fila expeditorului trebuie să rămână deschisă până când destinatarul termină descărcarea. Diferența dintre cele două metode este explicată în ghidul de transfer fișiere mari.

Parolă și expirare pentru documente

Protecția cu parolă începe de la Basic. Parola transferului se introduce la accesarea linkului; nu este parola contului și nu înlocuiește o parolă pe care ai pus-o deja în PDF sau în arhivă. Folosește un canal separat pentru a o comunica. Cine are și linkul, și parola le poate transmite mai departe, deci parola nu verifică identitatea destinatarului.

Alege un termen care îi permite destinatarului să descarce, fără să lași documentele accesibile mai mult decât este necesar. Expirarea nu retrage copiile deja salvate. Opțiunile disponibile pentru contul tău sunt pe pagina de prețuri, din catalogul de planuri folosit și la plată. Pentru prelungire sau un link expirat, vezi cât timp rămâne valabil un link.

Ce trebuie să facă destinatarul

Destinatarul deschide linkul în browser, introduce parola dacă ai setat una și descarcă fișierele individual sau împreună, ca ZIP. Nu are nevoie de cont Transferify. După descărcare, un PDF se citește într-un program compatibil, iar o arhivă trebuie dezarhivată; transferul nu schimbă formatul documentelor.

Dacă linkul a expirat sau a atins numărul maxim de descărcări stabilit de expeditor pentru acel transfer, destinatarul îți cere un link nou.

Dacă ai folosit toate descărcările disponibile luna aceasta, ai epuizat cota lunară a contului, nu doar limita unui transfer. Un link nou nu resetează această cotă. Poți reactiva accesul trecând la un plan cu mai multe descărcări sau așteptând resetarea cotei luna viitoare, dacă linkul nu expiră între timp.

Dacă parola nu funcționează, verificați parola transferului separat de cea a documentului. Păstrează originalele până primești confirmarea că fișierele se deschid corect.

Ce confirmă o notificare de descărcare

Notificările de descărcare sunt disponibile de la Basic. Sunt un semnal despre descărcare, nu dovada că o anumită persoană a citit documentele. Evenimentele raportate de browserul destinatarului pot lipsi și nu verifică identitatea persoanei. Nici simpla deschidere a paginii cu linkul nu înseamnă că fișierele au fost descărcate.

Pentru un contract cu anexe sau un dosar important, cere un răspuns separat: destinatarul să confirme că a primit toate fișierele și le poate deschide. Trimiterea documentului nu înseamnă acceptarea conținutului său.

Trimite documentele după ce ai verificat fișierele, destinatarul și termenul de acces.